Ce matin, j’avais la pêche…avant de devoir consolider mon budget

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Ce matin, j’avais la pêche…avant de devoir consolider mon budget

Je crois qu’un des plus grands supplices infligés aux contrôleurs de gestion réside dans la consolidation des feuilles Excel qu’ils reçoivent à la dernière minute. Il y a toujours des retardataires, c’est la vie. On peut le regretter et prendre ça avec philosophie, on peut être coercitif et mettre des dead lines et des processus de contrôle voire des sanctions, cela ne change in fine pas grand-chose : le couple maudit Excel + mail interdit par construction d’être serein.

Excel + Mail, le cocktail maudit

Excel reste l’outil privilégié du contrôle
de gestion pour d’excellentes mauvaises raisons et de vraies contraintes (voir l’article à ce sujet) : universel, simple, flexible il est le dernier rempart à des demandes de dernières minutes durant les phases budgétaires, la bouée de sauvetage en cas d’imprévu, bref notre ami face à l’imprévu.
Le mail est tout aussi universel. Moyen de communication phare, il permet d’échanger à la vitesse de la lumière et donc quasi-instantanément des fichiers …souvent jusqu’à plus soif.
La combinaison des deux têtes de l’Hydre sonne généralement le glas de la quiétude pour le contrôle de gestion : lorsque des dizaines de fichiers Excel dans des dizaines de mails vous arrivent continuellement sans aucune traçabilité sur les modifications opérées successivement dans tel ou tel onglet, vous arrivez rapidement à une hausse exponentielle du stress.

Une histoire ordinaire

La journée commence, les fichiers arrivent par mail.
Evidemment vous gardez déjà tous les mails et les merveilleuses pièces jointes attachées dans votre boîte aux lettres qui rapidement atteint une taille conséquente. Si votre administrateur ne vous a pas accordé un quota suffisant vous devez évidemment faire du ménage en live ce qui rajoute aussi du piment.
Ensuite vous allez sauvegarder les différents fichiers dans un répertoire et comme vous avez déjà eu un plantage au moins une fois dans votre vievous le sauvegarder dans deux répertoires au moins. Vos collègues font la même chose, ne vous inquiétez pas ce n’est pas une maladie. C’est l’expérience.
Comme vous êtes prévoyant, vous avez normalisés les fichiers notamment avec un nom spécifique pour chaque BU. Pas de chance, il y a toujours des écarts car de l’autre côté du mail, votre interlocuteur a lui aussi fait des sauvegardes et qu’il vous a envoyé le fichier qui s’appelle copie(1).
Là ça ce gère encore.
Après vous allez vérifier que le fichier central consolide bien tous les fichiers reçus. Il fait plusieurs dizaines d’onglets et une taille magnifique car probablement vous  avez des données de détails en provenance de votre ERP ou de tout autre système, qui vous permettent de faire un tableau croisé dynamique sur l’onglet numéro 14.
Là l’enfer peut commencer.
Vous n’êtes pas né de la dernière pluie et vous allez vérifier le contenu des fichiers sources (entre parenthèses vous pourriez les modifier ce qui d’un point de vue audit est assez limite).
Là, c’est le drame.
Vous vous rendez compte (au choix) qu’on a
  • Fait un copier/coller malheureux qui altère les données, les formules, les ratios,…
  • Modifié des formules
  • Saisi dans une devise locale alors que vous attendez de l’Euro
  • Pas respecté les hypothèses centrales
Evidemment furieux (furieuses), vous envoyez un mail bien sanglant à votre interlocuteur en lui expliquant que vous allez encore être en retard à cause de lui ou plus exactement que vous allez travailler jusqu’à  2h du matin. A noter qu’on trouve plusieurs variantes, on peut renvoyer le fichier pour bien pointer les erreurs, mettre cinq personnes en copie, etc…
Pendant ce temps-là, votre boss vous a envoyé 2 SMS pour savoir à quelle heure il aura les chiffres pour préparer sa présentation au board. Vous lui expliquez avec tact que la pré-consolidation que vous lui avez adressé contenait une erreur  relative à (au choix voir plus haut).
Bref tout va bien !
Maintenant le mail entre en jeux et lui il ne fait pas le déplacement pour rien.
Aujourd’hui vous pensiez que c’était votre jour de chance. Que nenni.
Concentré sur le problème,vous n’avez pas checker vos mails depuis 2 heures. Bref vous vous êtes libéré de l’esclavage consistant à rester aux aguets des messages en continu. Hélas, il aurait mieux valu que vous soyez rivé aux modifications car une discussion a commencé sur votre boîte mail.
La discussion ping-pong, le pire cauchemar,  vient de s’abattre sur vos épaules
Un manager de zone conteste ce que la BU sous sa responsabilité vous a envoyé directement (crime de lèse-majesté) et  a modifié le fichier ce que conteste la BU. Le ton monte, le nombre de personnes en copie également, les fichiers s’enchaînent dans un Maelstrom étourdissant, votre boîte aux lettres envoie des alertes de saturation,…
Dans une heure vous devez avoir fini de consolider les données, fait votre analyse et délivré une note de synthèse. La mort dans l’âme vous prévenez votre patron qui vous donne un délai de grâce jusqu’à demain matin 6h00
Vous prévenez votre famille que vous allez rester tard au bureau.
Finalement vous n’avez plus du tout la pêche.
Si vous souhaitez faire baisser votre tension artérielle, il est préférable de passer à autre chose : une solution simple et sécurisée, disponible, offrant une traçabilité avec des processus clairs.
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Regardez ce que nous proposons et retrouvez le sourire
By | 2017-01-18T13:10:59+00:00 octobre 29th, 2014|Categories: élaboration budgétaire|4 Comments

About the Author:

Valéry Feugeas

Valéry Feugeas, Associé Fondateur de Modellis, est passionné par les nouvelles technologies et leurs applications au travail et dans la vie quotidienne.
Précédemment Valéry a exercé différents métiers dans le domaine de la Vente, de l’IT et du Contrôle de Gestion.

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