Contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire au service du pilotage

Le contrôle budgétaire fait partie intégrante du processus d’amélioration du système de prévision.

Il va s’articuler autour de trois grands axes

  1. le calcul des écarts à partir de coûts standard ou prévisionnels,
  2. la mise en place des re-prévisions budgétaires tout au long de l’année
  3. l’évaluation de la performance des managers en fonction de l’atteinte de leurs objectifs budgétaires

 

Enjeux

L’amélioration de la précision des forecasts est un enjeux majeur dans l’entreprise. Lire à ce propos : Pilotage de la performance et justesse des prévisions

Variation entre prévisions et réel : des écarts très importants

Variation entre prévisions et réel : des écarts très importants (étude de Deloitte)

En 2014, une étude de Deloitte intitulée Integrated Performance Management constatait que 45% des entreprises avait un écart inférieur à 5% entre l’estimation budgétaire faîte en début de cycle concernant leurs revenus et la réalité .

Autrement dit 55% des sondés avaient un écart supérieur à 5% sur leurs prévision de revenus!

Si on part du principe que le résultat net cible se situe dans une fourchette de 5 à 10% du chiffres d’affaires on voit immédiatement l’enjeu d’être précis dans ses prévisions. Ceci vaut d’ailleurs à la hausse comme à la baisse: une croissance non-maîtrisée peut être aussi dangereuse qu’un ralentissement de l’activité.

Analyse des écarts, la base du contrôle budgétaire

En soit l’analyse des écarts sur des éléments passés ne permet pas de récupérer une situation donnée mais de mieux anticiper ce qui peut se passer par la suite.De fait au travers d’une analyse minutieuse des écarts entre les hypothèses et le réel, des corrélations vont se révéler.

Écarts de marges

La base de la rentabilité passe par les ventes et le niveau de marge dégagée par celles-ci. Quels que soient les talents de la direction financière pour adapter les charges d’exploitation indirectes ou les coûts de structure, la maîtrise de la partie vente (au sens large en y incluant les COGS) est l’enjeux majeur de toute entreprise.

Dans le cadre du contrôle budgétaire, on va s’attacher à calculer plusieurs écarts:

  • l’écart sur volume
  • l’écart sur le prix
  • l’écart sur mix produit

Écart sur Volume

Ce calcul est opéré sur les dimensions d’analyse des ventes (réseaux, marques, gammes de produits, produits,..)

L’écart sur volume est assez simple à calculer. Il s’obtient par la formule suivante pour chaque item

Écart Volume (i)=

[Qtés réelles (i)- Qtés Budget (i)] x Marge Budget

 

Écart sur prix

Le calcul va permettre de constater l’écart entre le prix de vente réel (exemple : prix net de rabais,remises et ristournes, moins les participations commerciales et promotionnelles) et le prix budgété  pour chaque article (i)

Écart Prix (i) = [Prix réel (i) – Prix Budget(i)] x Qté réelle (i)

Écart sur mix produit

Avec ce calcul on va analyser l’impact des écarts en matière de volume de produits (i) relatifs à ce qui avait été budgété en tenant compte de la contribution différentes de chaque produit à la marge de la famille de produit (F)

Écart Marge(i) =[Qté réelle (i) – Qté Budget (i) / Qté Budget (F) x Qté Réelle (F)] x [Marge Budget (i) – Marge Bduget (F)]

Écart sur coût de revient

Le coûts de revient va être constitué des différents coûts directement rattachables au produit. C’est un des éléments clés permettant un contrôle budgétaire efficace.

  • achats de matière première
  • emballages
  • consommation énergie
  • rebuts
  • main d’oeuvre directe (salarié et sous-traitance)
  • ….

La formule suivante permettra de calculer l’écart sur coût de revient

Écart Coût de revient (i) = [Coût de revient Réel (i) – Coût de revient Budget (i)] x Qté réelle(i)

 

Re-prévisions continues

L’augmentation de la fréquence des prévisions va mécaniquement permettre une meilleure visibilité sur l’atterrissage de fin d’année. Sur plusieurs cycles budgétaires et à condition que soit mesuré le niveau de précisions des forecasts successifs et que la sensibilité à l’importance de celui-ci soit bien comprise, le professionnalisme attaché à l’établissement des budgets va également s’améliorer et se diffuser dans l’ensemble de l’entreprise.

Si on fait l’analogie avec l’arrêté comptable d’un groupe, cela correspond à traiter de manière régulière voire au fil de l’eau les opérations par exemple les éliminations réciproques ou l’évaluation des stocks. Le contrôle budgétaire va se nourrir et se bonifier avec l’augmentation des données disponibles.
Pour que la fréquence de prévision soit augmentée, il faut que le cadre soit adapté et utilise au maximum les données opérationnelles manipulées par les managers dans leurs vies quotidiennes.
Et bien sûr il faut un outil efficace. Trop de temps est souvent passé à la remise à zéro des maquettes prévisionnelles ce qui est par construction incompatible avec une augmentation de fréquence.

Mesure de la performance individuelle

La performance individuelle des managers qui ont la responsabilité d’un budget s’entend généralement par l’atteinte de celui-ci. Ce n’est pas forcément la meilleure approche dans la mesure où elle introduit de nombreux biais, en particulier au moment de la fixation des objectifs annuels.

En effet à partir du moment où la mesure de la performance individuelle est essentiellement liée à la réalisation d’un business plan annuel la tendance naturelle pour celui qui en est responsable est de minimiser ses objectifs . De fil en aiguille, les différentes strates de l’entreprise peuvent receler des coussins de sécurité qui s’empilent les uns au-dessus des autres. C’est d’ailleurs le lot commun dans les entreprises qui sont en bourse.  Les marchés ont horreur des surprises. Les entreprises côtés atteignent quasi systématiquement les objectifs annoncés quelques mois plus tôt.

Le contrôle budgétaire peut permettre de s’assurer de l’atterrissage et mesurer le degré d’exactitude des prévisions proposées par les managers. La mise en place d’indicateur sur le sujet est une piste très intéressante pour l’entreprise.

Une autre voix est de mettre en place un benchmark intégrant des données externes pour apprécier la performance individuelle. Dans ce cas, la direction va chercher à recueillir des informations sur les concurrents de l’entreprise et les comparer à ses propres résultats.

Pour être efficace utiliser une solution professionnelle

Le contrôle budgétaire est un outil indispensable à l’amélioration du pilotage de l’entreprise et nécessite de se pencher finement sur l’analyse des écarts et de mettre en place des reprévisions les plus régulières possibles avec un focus particulier sur la pertinence de celles-ci.

Compte tenu du volume potentiel à traiter et de la vitesse nécessaire si on veut une information qui soit utile pour l’action, les fichiers excel ne peuvent suffire.

Dans ces conditions asseoir un contrôle budgétaire qui soit la pierre angulaire d’un pilotage efficace, il convient de s’appuyer sur une solution professionnelle comme le propose Adaptive Insights avec Adaptive Planning.

By | 2017-01-18T13:10:38+00:00 juillet 19th, 2016|Categories: élaboration budgétaire, forecast, pilotage, Processus et bonnes pratiques|0 Comments

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Valéry Feugeas
Valéry Feugeas, Associé Fondateur de Modellis, est passionné par les nouvelles technologies et leurs applications au travail et dans la vie quotidienne. Précédemment Valéry a exercé différents métiers dans le domaine de la Vente, de l'IT et du Contrôle de Gestion.

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