Pilotage de la performance et justesse des prévisions

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Pilotage de la performance et justesse des prévisions

Un pilotage de la performance efficace passe par une évaluation de la précision des prévisions

Qu’entend-on par pilotage de la performance

Le pilotage de la performance est devenu en quelques années une expression très usitée dans le domaine du conseil et de l’intégration pour désigner un ensemble de pratiques de reporting d’analyse et de prévisions.

Le « performance management » se décline couramment en fonction des métiers de l’entreprise, par exemple le Sales Performance Management (ou pilotage de l’activité commerciale) mais le plus souvent est associé à une vision globale du pilotage de la performance de l’entreprise: on utilise alors le terme CPM (Corporate Performance Management) ou EPM (Enterprise Performance Management).

Dans la pratique, il s’agit de désigner un ensemble de pratiques qui concourent à l’efficacité de la prévision des résultats attendus (financiers ou non) et du suivi des écarts entre le réel et ces forecasts.  On a communément des processus multiples  qui vont concourir à la formation d’une prévision par agrégation d’indicateurs associés.

Pourquoi est-il important de se préoccuper de la justesse des prévisions?

Le plus clair sont les procédures et les périmètres d’application, le plus précis seront les résultats. Pourtant peu d’entreprises se penchent sur le degré d’exactitude des prévisions faîtes postérieurement au budget.

L’analyse des écarts se fait systématiquement entre le budget et le réel et souvent entre l’estimation d’atterrissage et le budget N-1. Le budget est donc souvent l’alpha et l’oméga de l’analyse menée par les managers et le contrôle de gestion. En revanche il est beaucoup moins courant de s’assurer de la déviation des prévisions effectuées au cours de l’exercice.

C’est très dommage.

D’une part cela peut vouloir dire que les forecasts trimestriels n’ont pas de réel intérêt , d’autre part cela peut signifier que les évènements post validation du budget ne sont pas pris en compte.

Pourtant il suffit de regarder les études menées par les grands cabinets d’audits pour se rendre compte que la précision des forecasts permet une meilleure utilisation des ressources et donne un avantage incommensurable aux entreprises qui ont mis en place des indicateurs de performance sur leurs processus.

 

Pilotage de la performance : analyse de l'exactitude des forecasts

Pilotage de la performance : analyse de l’exactitude des forecasts – KPMG Forecast with confidence 2014

Deloitte HOW ACCURATE ARE YOUR FORECASTS, WHAT IS THE VARIANCEBETWEEN ACTUAL REVENUE AND YOUR FORECAST REVENUE?

Précision des forecasts – Deloitte 2015

Les indicateurs de performance des processus

Si le pilotage de la performance est un enjeux majeur pour les entreprises et si les prévisions régulières participent efficacement à l’atteinte des résultats qu’elles se sont fixées, il apparaît normal de mesurer la pertinence de ces forecasts.

Variance entre le forecast et le réel pour une période donnée

Quel est l’écart entre la prévision effectuée pour ce mois ou ce trimestre et la réalité observée. Ce contrôle à posteriori des variations observées est indispensable pour identifier les points d’amélioration des phases prévisionnelles. L’analyse de l’écart (en valeur absolue et en pourcentage) entre ce qui a été prévu et ce qui s’est réellement passé devra être menée sur les différents items constitutifs. On pourra notamment d’intéresser à la corrélation entre certains éléments comme les ventes et les charges directes associées. Si alors que le premier item a varié et que la prévision pour le second est restée inchangée on pourra se poser des questions.

Variance entre deux forecasts consécutifs sur une vision fin d’année

Il est courant de demander une vision à fin d’année au moment des forecasts. On a souvent une réponse qui est égale au budget, au moins dans les premiers temps et puis  au fur et à mesure que l’échéance annuelle se rapproche on peut avoir des ruptures assez brutales. Il est intéressant de mettre en lumière ce genre d’écart: soit le forecast initial n’était qu’une actualisation « légère » du budget et là on peut se poser la question de son intérêt, soit il y eu des surprises importantes et là il convient de comprendre comment elles se sont formées.

Ceci amène généralement à ouvrir des discussions très intéressantes sur la liaison entre les indicateurs opérationnels et leurs traductions en matière de pilotage financier

Analyse du décalage au niveau des charges enregistrées

Un des points qui amènent régulièrement des problèmes au niveau du pilotage de la performance correspond au décalage d’enregistrement comptable de certaines charges. Il ne s’agit pas ici de gérer les produits constatés d’avance ou les factures à émettre qui sont par nature identifiés mais de coûts qui passent sous le radar de la comptabilité jusqu’à ce qu’ils ressortent un jour ou l’autre (en fin de semestre souvent).

On peut se retrouver assez rapidement avec un fort dépassement de charges de fonctionnement ou de budget d’investissement.

Analyse du nombre de remontées jour par jour

La vérification de la pertinence des forecasts à la lumière des dates de remontée avant la dead-line est un indicateur assez intéressant. Le risque inhérent à attendre le dernier moment (qualité, erreurs, …) est souvent une source d’écart. Le cadencement au travers d’un pilotage des remontées structuré apporte souvent une réponse intéressante.

Ce qu’une solution de pilotage de la performance peut apporter

Nous utilisons et distribuons Adaptive Insights, solution moderne de pilotage de la performance dans le Cloud. Ce type  de solutions peut amener beaucoup de choses pour améliorer la précision des forecasts.

Tout d’abord, en éliminant les problématiques liées à l’utilisation d’excel et du mail en termes de consolidation des données et de sécurisation des processus. A ce sujet, je vous invite à lire Ce matin, j’avais la pêche…avant de devoir consolider mon budget

Ensuite, il sera possible de faire plus facilement la liaison entre des données opérationnelles utilisées par les managers et les prévisions financières. Ceci devrait permettre d’une part une plus grande fiabilité et d’autre part une meilleure compréhension de l’origine des écarts. Nous avons écrit plusieurs articles sur ce point, par exemple: Solution d’élaboration budgétaire: les vrais bénéfices ou Avantage concurrentiel et Contrôle de gestion

De là les possibilités de modéliser vont permettre un processus d’amélioration continue au travers de la simulation (Lire à ce propos : What-If Scenarios

Enfin le pilotage des remontées sera beaucoup plus aisé grâce à la mise en place d’un workflow et à des listes de tâches

Pour en savoir plus www.modellis.fr

By | 2017-08-17T11:54:11+00:00 novembre 9th, 2015|Categories: Analyse, forecast, Prévisions, Processus et bonnes pratiques, Reporting, rolling forecast|2 Comments

About the Author:

Valéry Feugeas
Valéry Feugeas, Associé Fondateur de Modellis, est passionné par les nouvelles technologies et leurs applications au travail et dans la vie quotidienne. Précédemment Valéry a exercé différents métiers dans le domaine de la Vente, de l'IT et du Contrôle de Gestion.

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