Allocation des coûts

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Allocation des coûts 2017-01-18T13:11:05+00:00

Project Description

Allocations des coûts : Du centre de coûts au centre de services

Résumé

Les centres de coûts ne sont souvent pas la première priorité en terme de suivi lors de la mise en place d’une solution de pilotage de la performance. Pourtant ils sont très généralement réalloués aux centres de profit selon des critères parfois obscurs et difficiles à expliquer. Comment s’assurer que les inducteurs utilisés reflètent bien leur contribution à la performance de l’entreprise ?

Enjeux

Le suivi, la planification et la ventilation des dépenses d’un centre de coûts ne sont souvent pas les premières priorités lors de la mise en place d’une solution de gestion. Pourtant ces coûts impactent directement la rentabilité de l’entreprise et ne sont pas forcément plus simples à piloter que les coûts directement liés au niveau d’activité. L’analyse de la performance et une meilleure anticipation des bonnes décisions à prendre concernent tous les décideurs en entreprise quelle que soit leur taille. Quelles sont mes zones de rentabilité, de coûts fixes ? Quels sont mes leviers d’actions ?

Les centre de coûts peuvent représenter des services incontournables, des appuis forts au développement de l’activité, une stratégie technologique, un investissement à long terme, autant d’enjeux variés qu’il conviendrait de regarder avec une attention particulière.

Chaque type de centre de coûts ne peut être « modélisé »  de manière standard : chacun aura ses propres inducteurs, ses propres règles de calcul, ses propres axes d’analyse. C’est sans doute à ce prix qu’une allocation pertinente pourra être réalisée. C’est bien une vision historique, régulière, partagée et collaborative qui apportera le plus de valeur et permettra de valoriser les coûts en services.

Pour répondre à cet enjeu, bien souvent l’outil de base est Excel, car les solutions de suivi et de planification du marché ne répondent pas à cette exigence. Excel devient malheureusement rapidement insatisfaisant pour plusieurs raisons: volumétrie, historisation, versioning, collaboration en ligne, …

Quelles sont les problématiques ?

Chaque typologie de centre de coûts repose mécaniquement sur des inducteurs métiers. Il y a d’un côté les inducteurs partagés comme la masse salariale des gens qui les composent, le coûts des locaux occupés par exemple et il y a de l’autre des composantes propres (un détail fournisseur, les détails d’une opération marketing, la reprographie, des projets…). C’est souvent la combinaison de ces inducteurs qui permet de bien comprendre le plateau de charges, son évolution et ce sont ces mêmes inducteurs qui seront les plus à même de proposer une allocation de services pertinente. Malheureusement l’hétérogénéité de ces problématiques rend difficile la coexistence au sein d’une seule et même base de données. Il conviendrait donc de disposer d’une solution capable de proposer un environnement de travail commun mais dont la modélisation pourrait être entièrement customisée.

Des fichiers Excel sont souvent utilisés pour déterminer les allocations avec des clés et des mécanismes parfois très complexes. Les aller-retours en période budgétaire et de forecast sont nombreux dans un timing serré et la justification des allocations est souvent un point de tension. Par ailleurs, une mauvaise allocation peut amener à défavoriser des activités performantes au profit d’autres divisions ou lignes de produits moins intéressantes et donc à prendre des décision contre l’intérêt de l’entreprise.

Enfin tout ce mécanisme est souvent assez obscur pour les utilisateurs des services qui peuvent avoir le sentiment qu’on leur demande de faire des efforts pour les autres, que leur performance est pénalisée et qu’ils pourraient trouver mieux ailleurs, voire que plus il font du chiffre plus le services sont chers…

Une nouvelle concurrence

Aujourd’hui avec l’émergence des services partagées et/ou la possibilité de sous traiter de plus en plus de services, il est fondamental de bien savoir valoriser ses services support. Valoriser au sens propre (donner la juste valeur) comme au sens figuré (vendre la qualité, la pertinence, le rapport qualité prix, …).

Quelques bonnes pratiques

La Méthode

Plusieurs méthodes d’allocation des coûts existent : de l’ABC au direct costing. Il ne nous appartient de définir quelle est la bonne. D’ailleurs, faut-il vraiment choisir ? Plusieurs méthodes ne peuvent elles pas coexister selon leur pertinence en fonction de la nature des services à ventiler. Il est certain que le choix des inducteurs est fondamental et que le mieux est parfois l’ennemi du bien : la bonne méthode est certainement celle qui correspond le mieux au bénéfice attendu : montants en jeu versus coût de mise en oeuvre.

Un environnement technique complet

  • Le suivi des inducteurs : capacité à intégrer plusieurs types de données, à proposer des formats de restitutions pertinents
  • La modélisation : passer de la collecte à l’élaboration. Les coûts doivent s’expliquer en rapport aux inducteurs, il faut donc pouvoir construire, suivre et alimenter des modèles qui font ce lien
  • L’explication : vous pouvez disposer d’une véritable bête de course en terme de calcul, si vos règles d’allocation sont des boîtes noires, les clients internes ne pourront se les approprier. Il est important de proposer une vision 360° : quels inducteurs, quels volumes, quelle origine ?…
Allocation des coûts

Axes d’amélioration

  • Améliorer le suivi et la connaissance des coûts partagés

  • Proposer une grille de lecture plus claire et intelligible aux clients internes

  • Améliorer l’ensemble de la performance de l’entreprise

Apports d’Adaptive Insights

  • Plus de 75 connecteurs

  • Fonctionnalités natives d’exploration et d’audit des données

  • Capacité à construire facilement des modèles métier reliés à des inducteurs

  • Langage de calcul simple et intuitif. Fonctions d’allocation proposées en standard

  • Outil de diffusion (Dashboarding, Reporting)

  • Plateforme unique: une seule version des chiffres