Processus budgétaire en action 2017-01-18T13:10:27+00:00

L’élaboration du budget ou processus budgétaire

Le budget annuel permet de définir les objectifs et les moyens liés à une unité managériale sur le périmètre dont elle a la responsabilité. C’est une phase parfois décriée mais traditionnellement importante dans les entreprises qui se situent à la croisée des chemins de la gestion prévisionnelle entre le plan stratégique et les forecasts (aussi nommés prévisions, re-prévisions, estimés,… ).

Historiquement, si le processus budgétaire intègre l’ensemble de l’entreprise et a notamment pour vocation le pilotage au travers d’objectifs portés par les managers sur leurs périmètres respectifs, il est coordonné par la direction financière et plus précisément par le contrôle de gestion.

Introduction et caractéristiques du processus budgétaire en entreprise

Le budget est établi pour déterminer les moyens et les ressources qui permettent d’atteindre les objectifs (généralement annuels) de l’entité concernée, que ce soit une filiale, une business unit ou un département.
Ces objectifs doivent être associés à des indicateurs (marge commerciale, résultat d’exploitation, niveau de trésorerie, la rentabilité des capitaux investis,…)  et liés à des hypothèses relatives à l’évolution du contexte de l’entité: évolution de son environnement concurrentiel (comportement des consommateurs, prix de marché), de sa localisation (évolution du taux de change, inflation), de contexte réglementaire ou sociaux (augmentation de salaire),… et de considération propres à l’entité.  Si le processus de planification stratégique implique les niveaux les plus élevés de la hiérarchie, le processus budgétaire implique quant à lui tous les niveaux de l’entreprise avec de nombreux acteurs.

Le processus budgétaire est itératif et nécessite la mise en place d’un dialogue entre les entités et la direction qui se matérialise au travers de ce que l’on appelle souvent la navette budgétaire. Plusieurs flux  “Top-Down” et “Bottom-Up” et itérations vont émailler le processus budgétaire. Il y aura donc différentes versions provisoires du budget avant d’arriver à la définitive. Il y aura un besoin de coordination avec des dates et des procédures pour piloter le processus budgétaire

Colaboration dans le cadre du Processus Budgétaire

Colaboration -Process Tracking

La construction budgétaire nécessite également de simuler des hypothèses avant de soumettre une version à sa hiérarchie. Ce simulations nécessiteront de récupérer les dernières hypothèses définies en central ou à des niveaux managériaux intermédiaires et de collaborer potentiellement avec différents acteurs. Il y aura donc un besoin de versions de travail ou bac à sable avant soumission des résultats pour une version dans le cadre du processus budgétaire.

Adaptive Planning: gérer scénarios et versions du processus budgétaire

Plusieurs versions de prévisions (Draft, Travail, Définitif) et plusieurs scénarios (Forecast trimestriel, Rolling Forecast, Budget, Plan)

Synthèse: le processus budgétaire va implique de nombreux acteurs avec différents niveaux d’approbation  qui vont devoir se coordonner dans un laps de temps déterminé pour établir plusieurs versions du budget qui vont avoir potentiellement des impacts les uns avec les autres.

Processus d’élaboration budgétaire type

Le calendrier classique du processus budgétaire

Typiquement, le processus budgétaire va commencer par l’émission d’une note de cadrage (ou lettre de cadrage) envoyée par la direction générale courant du second trimestre de l’année qui va préciser les grands objectifs associés au plan de développement de l’entreprise ainsi que les hypothèses générales de travail sur lesquelles les managers seront amenés à faire une première projection.

Cette première projection va être directement reliée à des plans d’actions déclinés par grande division ou fonction pour atteindre les objectifs et peut faire l’objet d’un pré-budget.

L’intérêt d’Adaptive Planning est ici de pouvoir définir des hypothèses qui vont s’appliquer à tout ou partie de l’entreprise et permettre une valorisation des différents inducteurs remontés par les managers. On peut envisager des hypothèses globales applicables à toute l’entreprise ou des des hypothèses locales (spécifiques à une zone géographique par exemple), les rendre obligatoires ou les proposer en tant que suggestion,… Le résultat est un processus budgétaire qui permet de faire facilement la connexion entre des données généralement en provenance du central et des informations très opérationnelles sur lesquelles  les managers ont réellement la latitude à s’engager.

Hypothèses et processus budgétaire

L’utilisation d’hypothèses dans le processus budgétaire

 

Les interactions entre les différents plans d’actions et les budgets associés

L’organisation du processus budgétaire doit tenir compte de la dépendance des plans d’action entre eux qui in fine seront valorisés financièrement.

De façon plus générale, le processus budgétaire d’une entreprise va s’organiser très schématiquement de la façon suivante:

Schéma d'un processus Budgétaire simple

Schéma d’un processus Budgétaire simple

Budget des Ventes (et des frais commerciaux)

Dans le budget des ventes, la direction commerciale va préciser  les moyens à mettre en oeuvre pour réaliser les objectifs de ventes et en particulier déterminer les leviers d’action au travers desquels elle envisage d’agir comme par exemple la politique tarifaire (incluant les prix et les remises), la stratégie de ventes (promotions, canaux de distribution, cibles,..) et  les effectifs nécessaires (quota, territoire). De façon concomitante, le budget des frais commerciaux doit être établi pour tenir compte des coût  de distribution et de logistique,  de publicité et de promotion et enfin des coûts salariaux.

Adaptive Planning permet par exemple de décomposer facilement ce qui relève de la saisie de quantités vendues, de rabais consentis, … et donc de la responsabilité des forces de ventes et de ce qui relève de décisions d’entreprise comme les prix de ventes.

Budget des ventes, première étape du processus budgétaire

Budget des ventes, première étape du processus budgétaire

Budget de Production

C’est l’action de valoriser le plan de production au travers des coûts standards établis par produit. Pour établir le plan de production, le responsable va définir des indicateurs comme le taux d’indisponibilité associé à la maintenance de l’appareil productif, les prévisions de rebuts, de consommation efface de matières premières, la productivité de la main-d’oeuvre, les effectifs prévisionnels et la sous-traitance envisagée,…

Ici encore on va pouvoir avec Adaptive Planning assurer une cohérence de bout en bout en laissant les équipes liées à la production se focaliser sur des inducteurs, des drivers sur lesquels ils ont la possibilité d’agir.

Les coûts des produits standards dans le processus budgétaire

Les coûts des produits standards dans le processus budgétaire

Budget des Approvisionnements (Achat et Logistique)

On va retrouver ici l’ensemble des valorisation associées aux opérations d’achat et de logistique : approvisionnement, transports, stocks, livraisons, paiements,…

Avec Adaptive Planning on peut visualiser très facilement les impacts en termes financiers. C’est extrêmement utile pour diffuser une culture de la performance financière et favoriser une direction donnée, par exemple l’optimisation du BFR. Les utilisateurs voient directement les résultats de leurs actions en matière de trésorerie, voire peuvent simuler l’impact des variations engendrées par leurs actions.

 

Processus Budgétaire - Impacts trésorerie

Visualiser les impacts financiers

 

Budgets des Fonctions Supports

Ici on va retrouver l’ensemble des budgets des différents départements et du siège qu’il va falloir absorber (informatique, ressources humaines, finance, …)

Adaptive Planning permet de boucler facilement un processus budgétaire. Par exemple, il est extrêmement aisé de répartir les frais de sièges sur les différentes entités opérationnelles au moyen de clés de répartition. Il est aussi facile d’affecter un manager sur plusieurs business units.

AP_Personnel w Allocations

 

Pour aller plus loin: