Marcel Proust faisait son reporting sous Excel

Marcel Proust faisait son reporting sous Excel

Produire son reporting sous Excel ou à la recherche du temps perdu

Je ne sais pas si Marcel Proust faisait de l’Excel. Sûrement que oui. Je l’imagine très bien écrivant les sept tomes de l’œuvre qui le rendit célèbre (au moins auprès des écoliers qui ont eu le malheur d’avoir une seule de ses phrases en dictée) tout en réalisant un petit reporting sous Excel.

Après tout, l’un des thèmes centraux de celle-ci est le temps et plus précisément notre rapport au temps qui passe.

C’est là que le parallèle devient amusant car si la valeur d’Excel réside dans l’instantanéité que le célèbre tableur de Microsoft procure ( que ce soit dans l’analyse, le calcul ou le reporting ) c’est aussi un outil qui peut tout ralentir à l’envie (et étendre le temps à l’infini ou presque).

Tel est le cas pour toute organisation qui a bâti son reporting sous Excel. A un moment ou un autre la complexité et le volume d’informations à traiter inversent totalement le rapport coût-bénéfice de la solution sur cet aspect du timing.

Le dilemme : RechercheV ou calcul automatique?

A partir d’un moment le temps réel disparaît achevé par la fonction Recherchev ou équivalent. Confronté au risque d’avoir le message Excel ne répond pas et sa conséquence la plus probable le plantage du fichier, la solution vue mainte fois en entreprise est de désactiver le calcul automatique. Pour le côté temps réel, on repassera et on pourra en effet méditer sur les heures qui s’écoulent autour d’une bonne madeleine.

Quand le temps réel se fracasse sur le mur de la complexité

Autre phénomène observable par toutes les personnes qui manipulent des quantités importantes de données, la vérification de celles-ci devient très délicate au fur et à mesure de l’adjonction de sources.

En fait ici aussi, le temps s’allonge de façon exponentielle.

Le tableur n’a pas été créé initialement pour gérer en son sein un dictionnaire de données et les données elles-mêmes.

Donc si vous voulez créer un reporting sous Excel ou préparer les masques de votre processus budgétaire en faisant fi de ces deux points il faut simplement être conscient des difficultés que vous  rencontrer.

Il y a une expression Québecoise qui sied bien à cette situation: « avoir de la broue dans le toupet ».

Pas de temps gagné sans collaboration

La rapidité intrinsèque d’Excel va être mise à mal également par un autre point.

Ce n’est pas un outil collaboratif.

Avec des compléments comme Sharepoint ou autres on pourrait plus ou moins palier certains points négatifs mais pas tous (loin s’en faut) mais en réalité dans le cadre d’un reporting sous Excel, on observe plutôt le recours (massif) à l’envoi de mail.

Il est surprenant de constater que la combinaison de deux outils quasi temps réel va paradoxalement amplifier le phénomène de lenteur, parfois à la limite du supportable

Lire à ce sujet: Ce matin, j’avais la pêche…avant de devoir consolider mon budget.

On ne peut pas blâmer Microsoft pour tout ces points d’autant que l’éditeur propose des outils très intéressants qui font du sens pour résoudre chacun des points évoqués plus haut (je pense notamment à PowerBI).

Mais force est de constater qu’avec l’accélération du business et la mondialisation il n’est pas possible de ne pas offrir ces fonctionnalités indispensables au sein d’un même outil de reporting.

En conclusion: il y a de vrais gains à aller chercher en s’équipent d’un outil remettant le temps au centre du jeux : Solution d’élaboration budgétaire: les vrais bénéfices

 

 

About the Author:

Valéry Feugeas
Valéry Feugeas, Associé Fondateur de Modellis, est passionné par les nouvelles technologies et leurs applications au travail et dans la vie quotidienne. Précédemment Valéry a exercé différents métiers dans le domaine de la Vente, de l'IT et du Contrôle de Gestion.

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