Solution d’élaboration budgétaire: les vrais bénéfices

Les gains associés à la mise en place d’une solution d’élaboration budgétaire

L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à franchir le pas pour mettre en oeuvre une solution d’élaboration budgétaire réside dans la difficulté d’imaginer les bénéfices associés.  En dehors d’une collecte plus rapide et plus sécurisée des données. il existe de nombreuses raisons objectives directement liées à l’amélioration de l’agilité de l’entreprise  et à une collaboration plus efficace des différents départments et business units en son sein.

3 raisons classiquement avancées pour outiller ses processus prévisionnels

Habituellement, la valeur ajoutée perçue par les directions financières pour s’équiper d’une solution d’élaboration budgétaire est centrée d’abord sur la résolution de problématiques directement en relation avec les besoins du contrôle de gestion: un besoin de traitement plus rapide et moins consommateur de tâche à faible valeur ajoutée.

Les bénéfices qui sont en avant pour la mise en place d’une solution sont généralement:

  • Une amélioration de la qualité des données: véritable fléau pour les managers,le manque de fiabilité des données est une source constante de préoccupation pour la direction financière et le contrôle de gestion. Dans la mesure où la probabilité d’avoir une erreur dans les dizaines (voire centaines) de fichiers Excel utilisés pour couvrir un processus de prévision est très importante, la mise en place d’une solution d’élaboration budgétaire apparaît comme une nécessité. Au travers de contrôles de cohérence, de formules et hypothèses partagées et validées, il devient plus simple de fiabiliser les données remontées.
  • Une sécurisation du processus: Au travers de la possibilité d’affecter des tâches à réaliser et des possibilités d’organiser celles-ci dans un workflow, une solution d’alboration budgétaire permet une diminution du temps consacré à l’exercice de prévisions et une meilleure maîtrise des calendriers. La coordination est plus efficace et mieux contrôlée permettant d’éviter les goulots d’étranglement des derniers jours.
  • Une réduction du coût de la fonction finance: Mécaniquement la réduction du temps passé à la collecte et à la vérification des données d’une part et d’autre part à la relance des retardataires permet de dégager des marges supplémentaires au niveau de la fonction finance.

Ces gains sont réels et pourraient justifier à eux seuls de prendre une décision de s’équiper d’une solution d’élaboration budgétaire et d’analyse couvrant le plan, le budget et les prévisions (forecasts).

Néanmoins le prix des solutions classiques et le nécessaire recours à des experts pour mettre en œuvre ces outils complexes, le temps très long pour la phase d’implémentation et surtout les coûts d’exploitation refroidissent souvent les ardeurs des directions financières.

Les vrais gains apportés par une solution d’élaboration budgétaire moderne

Au-delà des améliorations concrètes apportées à la fonction finance pour travailler de façon plus efficace, une solution d’élaboration moderne ouvre des perspectives beaucoup plus intéressantes pour l’ensemble de l’entreprise.

  • Mieux intégrer les managers opérationnels aux processus de prévision
  • Cohérence renforcée entre les différents cycles prévisionnels (plan, budget, forecasts)
  • Réduction du nombre de reportings et de prévisions dans l’entreprise

Une solution d’élaboration budgétaire moderne

Tout d’abord, qu’est-ce qu’une solution d’élaboration moderne? J’ai écrit un article sur les critères de choix d’une solution d’élaboration budgétaire orienté sur des aspects risques, il y a quelques mois dont voici la synthèse.

  • Une solution née dans le Cloud et distribuée en mode SaaS
  • Une solution déjà largement déployée et dont le taux de satisfaction utilisateur soit le plus élevé
  • Une solution dont l’éditeur soit solide financièrement parlant

Sur un plan plus opérationnel, voici ce qui me semble important pour une solution d’élaboration budgétaire:

  • Facile à utiliser avec une interface de type Excel-Like
  • Intégrant les fonctionnalités financières comme la simulation de type what-if, le break-back ou les éliminations intercos
  • Modulaire, c’est à dire permettant de traiter des problématiques multiples tout en les reliant entre-elles
  • Fréquemment mise à jour et ce de façon automatique
  • Ne nécessitant pas de code pour paramétrer les modifications
  • Toujours disponible avec de bons niveaux de performances
  • Intégrée, c’est à dire faisant le liant entre prévisions, consolidation et tableaux de bord
  • Accessible depuis un mobile, une tablette ou un ordinateur
  • Agnostique d’un point de vue du système d’exploitation ou du navigateur présent sur le poste client

 

Mieux intégrer les managers opérationnels aux processus de prévision

Une solution d’élaboration budgétaire facile à utiliser et modulaire apporte la possibilité de mieux décomposer les attentes et de donner la granularité de prévision nécessaire à chaque métier dans l’entreprise sans polluer l’ensemble du modèle.

A partir de ce moment là, les directions commerciales, marketing ou RH,…  mais aussi les filliales ou les business units  peuvent avoir leurs espaces d’analyse et de simulation. Si l’entreprise arrive à modéliser à partir des inducteurs la richesse de ces informations de base dans un modèle financier on arrive à une entreprise réellement intégrée.

Par ailleurs, les possibilités de mettre à disposition des tableaux de bord visuel est également un facteur intéressant pour renforcer l’intérêt des managers opérationnels: ils voient clairement la contrepartie des informations qu’ils saisissent pour les phases de forecasts et peuvent se benchmarker.

Cohérence renforcée entre les différents cycles prévisionnels (plan, budget, forecasts)

A partir du moment où les phases prévisionnelles sont bien alignées (voir à ce propos le post Gestion Prévisionnelle Intégrée: Plan, Budget, Forecasts), il y a des chances très supérieures que les objectifs stratégiques de l’entreprise soient bien intégrés par tous et bien déclinés opérationnellement chaque année ou en continu ( voie à ce sujet les bénéfices de la mise an place d’un rolling forecast).

 

Réduction du nombre de reportings et de prévisions dans l’entreprise

La mise en place d’une solution d’élaboration et de reporting telle que celle proposée par Adaptive Insights (voir Adaptive Planning, solution d’élaboration N°1 dans le cloud) combinée avec la solution de Data Visualization Adaptive Discovery permet de réduire considérablement le nombre de reportings.

A partir du moment où les inducteurs opérationnels deviennent la base du système de prévision de la direction du contrôle de gestion, les fonctions et métiers de l’entreprise fournissent les données qu’elles utilisent déjà au quotidien. Mécaniquement la valorisation de ces drivers au sein de modèles financiers va permettre de créer des solutions permettant une prise de décision rapide car compréhensible instantanément par les utilisateurs et liés à des leviers sur lesquels ils peuvent agir.

Conclusion

Si les facteurs traditionnels d’équipement d’une solution d’élaboration budgétaire restent important, les possibilités offertes par les nouveaux acteurs du Cloud CPM (et en particulier le N°1 Adaptive Insights) ouvrent des perspectives très intéressantes pour transformer la fonction finance en “Business Partner” et améliorer considérablement la flexibilité de l’entreprise toute entière.

About the Author:

Valéry Feugeas
Valéry Feugeas, Associé Fondateur de Modellis, est passionné par les nouvelles technologies et leurs applications au travail et dans la vie quotidienne. Précédemment Valéry a exercé différents métiers dans le domaine de la Vente, de l'IT et du Contrôle de Gestion.

4 Comments

  1. Vincent Boulanger

    Le simulation et le partage des données en temps réel est la clé

  2. […] amène généralement à ouvrir des discussions très intéressantes sur la liaison entre les indicateurs opérationnels et leurs traductions en matière de pilotage […]

  3. […] De facto, cela améliorerait mécaniquement la compréhension réciproque entre les tenants de la finance et les personnes chargées de l’exécution au jour le jour des plans de développement de l’entreprise (Voir mon post: Solution d’élaboration budgétaire: les vrais bénéfices) […]

  4. […] En conclusion: il y a de vrais gains à aller chercher en s’équipent d’un outil remettant le temps au centre du jeux : Solution d’élaboration budgétaire: les vrais bénéfices […]

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