Création de versions de budget avec Adaptive Planning

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Création de versions de budget avec Adaptive Planning 2017-04-25T12:27:24+00:00

Comment créer  plusieurs versions dans Adaptive Planning

 

Pourquoi fait-on plusieurs versions d’un budget ou d’un forecast?

Dans le cadre du processus budgétaire, on va être confronté à plusieurs itérations successives jusqu’à la validation définitive du budget. Afin de garder une trace des hypothèses et des modifications apportées à chacun des cycles de la navette budgétaire, il est important de pouvoir créer des versions.

Pourquoi garder trace de plusieurs versions? Tout d’abord, pour analyser la pertinence des choix en la matière et d’identifier ce qui a bien fonctionné. Cela nécessite de pouvoir comparer les variantes et donc sauvegarder celles-ci. C’est une bonne pratique que de se benchmarker régulièrement sur le sujet , lire à ce propos Pilotage de la performance et justesse des prévisions

Il y a une deuxième raison encore plus importante qui rend la fonctionnalité de création de versions indispensable: c’est le temps gagné à l’initialisation.

Dans un processus budgétaire, l’initialisation de la maquette envoyée aux contributeurs directs peut s’avérer une tâche extrêmement lourde et périlleuse. Etant donné l’importance grandissante que revêtent les prévisions budgétaires, la vérification des masques pour rechercher une erreur peut s’avérer très longue.

Créer une variante budgétaire avec Adaptive Planning : revue des options

Adaptive Planning fournit un menu pour créer autant de versions de budget que nécessaire et permet l’historisation de tout ou partie des variantes sur lesquelles le contrôle de gestion et ses clients internes ont travaillé.

Initialiser des versions (budget plan forecast ) dans Adaptive Insights

Initialiser des versions (budget plan forecast ) dans Adaptive Insights

Le processus est très simple pour créer plusieurs versions de budget . Ceci étant dit il existe un grand choix d’option pour initier une variante au plus prêt des besoins utilisateurs

La gestion des accès à une version

 

Option de contrôle des accès pour une version de budget, de forecast ou de réel dans Adaptive Insights

Option de contrôle des accès pour une version de budget, de forecast ou de réel dans Adaptive Insights

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Adaptive Insights propose différentes possibilités pour gérer l’accès à une version donnée. L’administrateur peut locker celle-ci c’est à dire la figer, modifier progressivement les droits au fur et à mesure de l’avancement du processus budgétaire. Ceci permet en particulier d’initier sereinement des modifications au niveau de l’administration et de sécuriser la phase en enlevant progressivement les droits aux utilisateurs au fur et à mesure de l’avancement du cycle.

Options pour le contrôle des accès à une version pour les utilisateurs

Options pour le contrôle des accès à une version pour les utilisateurs

 

On va pouvoir également gérer de façon différenciée  les accès au niveau de groupe particulier (Le Comex par exemple) ou à des niveaux

Options pour gérer de façon différenciée l'accès à une version pour un groupe d'utilisateurs ou pour un niveau organisationnel

Options pour gérer de façon différenciée l’accès à une version pour un groupe d’utilisateurs ou pour un niveau organisationnel

 

Les options disponibles pour chaque version

 

Une des options utiles lorsque l’on crée une version est de mettre à disposition les données de références de l’année précédente. Cela permet à un utilisateur de visualiser simplement ce qui avait été réalisée en N-1.

Le second élément est de positionner un début et une fin de période. A ce propos, il n’est absolument pas obligatoire de construire sa version sur 12 mois. A ce propose, lire par exemple Adoptez le Rolling Forecast

Enfin, il faut définir comment la plage réellement ouverte à la saisie ente les deux bornes définies et comment remplir les mois échus. Généralement mais sans que cela soit obligatoire on utilisera le réel.

Options-Initialisation-d'une-version

Les possibilités à l’initialisation de versions de budget ou de forecasts

Lorsque l’on va initialiser une nouvelle version on va disposer de plusieurs options fort utiles pour créer à la carte celle-ci.

Tout d’abord on va choisir de quelle version on va vouloir partir. Ce peut-être par exemple la dernière version de travail du budget lors d’une nouvelle itération ce celui-ci, le forecast Q1 pour une version à mi-année ou toute autre phase déjà créée.

A noter que cela peut également servir à réaliser des versions particulières de type what-if? pour explorer des solutions ou des plans alternatifs

A partir de ce moment là, Adaptive Insights met à disposition tout un ensemble de possibilités.

Options pour créer une nouvelle version dans adaptive insights

Options pour créer une nouvelle version dans adaptive insights

 

On peut (ou non) recopier les données, les formules et les règles, les splits (un niveau de détail créé par un utilisateur pour ses propres besoins), les notes, etc.

En outre il est possible de garder une trace de la piste d’audit de la version d’origine et de positionner la nouvelle version automatiquement en prompt dans les rapports existant.

Enfin il est possible de réinitialiser le statut du workflow.